V tomto článku popisujeme všetkých kľúčových ľudí, ktorí môžu oživiť ponuky. Či už hľadáte niekoho, kto vám pomôže nasmerovať ponuky vašej spoločnosti k úspechu, alebo len začínate v tomto odvetví a zaujíma vás, aké príležitosti ponúka, odstránili sme mystifikáciu úloh a zodpovednosti kľúčových hráčov v Správa ponúk pre vás vrátane:

• Koordinátor ponuky
• Konateľ ponuky
• Podpora ponuky
• Senior Bid Manager
• Spisovateľ ponúk
• Spisovateľ návrhu
• Správca ponúk
• Manažér návrhov
• Vedúci ponuky
• Riaditeľ ponuky
• Špecialista na ponuky

1. Koordinátor ponuky

– Z hľadiska skúseností je koordinátor ponuky najmladším členom ponukového tímu. Úloha však zahŕňa koordináciu administratívnych činností, ktoré sú nevyhnutné pre úspešnú ponuku.

Orgány verejného sektora zvyčajne využívajú na zverejňovanie svojich ponúk online portály. Koordinátor ponúk monitoruje tieto portály, sťahuje súťažné podklady a riadi komunikáciu medzi obchodom a potenciálnym klientom. Môže to zahŕňať kladenie akýchkoľvek vysvetľujúcich otázok (CQ), odpovedanie na povinné otázky (ako sú žiadosti o firemné účty) a nakoniec odovzdanie konečného príspevku.

Koordinátor ponúk tiež rezervuje stretnutia tímu ponúk (osobne a online) a niekedy sa na týchto stretnutiach zúčastňuje, aby urobil zápisnice a aktualizoval denníky akcií.

2. Ponukový vedúci

– V menších spoločnostiach môžu byť úlohy koordinátora ponúk a Bid Executive spojené. Ponukový vedúci by však mal ďalšie povinnosti, ako napríklad riadenie „vzhľadu a pocitu“ odpovede na ponuku.

Vo verejnom sektore by to mohlo znamenať, že sa budete riadiť šablónou s prísnymi usmerneniami o obmedzeniach slov a o tom, či je možné zahrnúť obrázky alebo logá. Ponuky súkromného sektora často umožňujú väčšiu voľnosť s formátom odpovede. Potom môže výkonný riaditeľ ponuky spolupracovať s grafickým dizajnérom na vývoji vhodných šablón a s tvorcom ponúk na zahrnutí personalizovaného obsahu, ako je grafika a fotografie.

Akonáhle budú mať dostatočné skúsenosti, Bid Executive môže chcieť prejsť na pozíciu Bid Writer alebo Bid Manager.

3. Podpora ponúk

– Táto rola zahŕňa zhromažďovanie a oznamovanie kľúčových informácií o aktuálnych a nedávnych ponukách, zdieľanie štatistík, ako sú miery výhier/prehier a iných kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI), a archiváciu dokumentácie ponúk po dokončení procesu.

Bid Support by bol tiež zodpovedný za zaznamenávanie ročnej dovolenky tímu a za zabezpečenie toho, aby tieto informácie boli dostupné pre každého.

Keď klient požaduje odpoveď na ponuku v tlačenej podobe, podpora ponúk tiež zorganizuje tlač a zabezpečí včasné doručenie ponuky klientovi kuriérom.

4. Pisateľ ponuky alebo Spisovateľ ponuky

– Pisateľ ponuky určuje tón akejkoľvek odpovede ponuky. V AM Bid naši autori začínajú proces rozhovormi s odborníkmi na predmet (SME), ktorí budú pracovať na ponuke, ako sú prevádzkoví/komerční manažéri a všetci špecialisti, ktorí sa budú podieľať na dodaní zmluvy. Spolupracujú tiež s tímom pre rozvoj podnikania, aby sa uistili, že skutočne rozumejú prioritám a obavám klienta pred vytvorením vysoko personalizovanej odpovede.

Autor ponuky musí zabezpečiť, aby boli výherné témy jasné, všetky otázky boli zodpovedané a USP zvýraznené. Musia navrhnúť presvedčivú a presvedčivú kópiu, ktorá preukazuje spriaznenosť s klientom a vzbudzuje úplnú dôveru v tím a ponuku.

5. Správca ponúk alebo manažér ponúk

– Správca ponúk je zodpovedný za všetky aspekty ponuky. Tento komplexný proces prebieha od prípravy na úvodné stretnutie, spravovania sedení na vypracovanie a preskúmania ponúk, dohľadu nad riadením a dodaním a nakoniec vykonaním kľúčových stretnutí „získaných ponaučení“, keď je známy výsledok ponuky.

Ich úloha si vyžaduje, aby koordinovali prácu ponukového tímu a MSP v rámci podniku; určiť míľniky procesu a zabezpečiť, aby ponuka spĺňala svoje termíny.

Tiež upozornia na akékoľvek riziká alebo zabezpečia, aby sa problémy ako kvalita ponuky, obavy o zdroje alebo zmeny termínov dostali na vyššiu úroveň včas.

6. Senior Bid Manager

– Senior Bid Manager je skúsený jednotlivec, ktorý dokáže prevziať zodpovednosť za podstatné ponuky. Zvyčajne budú mať niekoľko tímov ponúk, ktoré im budú podávať správy. Tieto tímy by mohli pracovať na ponukách v rôznych sektoroch alebo sídliť v rôznych geografických lokalitách.

7. Vedúci ponuky – Táto rola si vyžaduje niekoho, kto bude šampiónom funkcie ponuky v celej organizácii. Ide o strategickú, vedúcu úlohu skúseného odborníka na ponuky, ktorý je ochotný a schopný spochybniť nápady a rozhodnutia, keď je to potrebné.

Vedúci oddelenia ponúk bude mať zvyčajne skúsenosti s prácou pre viac ako jeden podnik a bude schopný ponúkať ponuky v rôznych odvetviach a odvetviach.

8. Riaditeľ ponuky

– Riaditeľ ponuky je „riaditeľom“ ponuky. Ich úloha je strategická, vysoko komerčná a vyžaduje, aby čerpali informácie zvnútra aj mimo organizácie, čím sa zabezpečí, že každá ponuka bude najlepšia, aká môže byť.

Riaditeľ ponúk má zvyčajne priame skúsenosti s ponukou, ale niekedy môže byť táto rola obsadená niekým so silným komerčným zázemím. V tomto prípade bude Bid Director potrebovať skúseného Bid Writera a Bid Managera, ktorý ho bude podporovať.

Riaditeľ ponuky je bodom eskalácie pred hlavným sponzorom. Očakáva sa, že upozornia na všetky odporúčania varovania, ktoré by mohli znamenať, že práce na ponuke sa musia zastaviť.

Riaditeľ ponúk musí zabezpečiť, že to, čo sa doručí, bude ziskové a bude v súlade so strategickými dôvodmi organizácie pre predloženie ponúk.

9. Špecialista na ponuky

– Toto je hlavná úloha v hierarchii ponúk a je to externý špecialista, ktorý prichádza do spolupráce s organizáciou na ich ponuke. Špecialisti na ponuky budú mať bohaté skúsenosti s ponúkaním cien, ktoré nadobudli počas mnohých rokov. V ideálnom prípade budú certifikovaní na úrovni Practitioner alebo Professional Asociáciou profesionálov v oblasti riadenia návrhov (APMP).

Šesť základných rolí, ktoré zvyčajne prijímame na štyroch úrovniach:

Správca ponúk	Manažér návrhu	Spisovateľ návrhu	Koordinátor ponúk	Manažér databázy znalostí	Správca grafiky / DTP

Správa ponúk: kľúčoví ľudia, ktorí môžu oživiť ponuky.

Úrovne:

• Vstupná úroveň / učeň:
  Žiadne formálne priemyselné kvalifikácie. Menej ako 2 roky skúseností;
• Kvalifikovaný:
  APMP alebo iná uznávaná priemyselná kvalifikácia;
• Správca:
  rola vedúceho tímu alebo manažér tímu s priamymi prehľadmi mimo aktuálnych ponúk;
• Riaditeľ
  Multi-priemysel / geografia skúsenosti a schopnosť spravovať veľké ponuky a návrhy tímov.