Logický rámec – základný nástroj pre návrh projektu

Čo je Logický rámec? LR, logframe , logická rámcová matica – LRM, slúži ako pomôcka pri stanovovaní základných parametrov projektu. Je súčasťou metodiky návrhu a riadenie projektu označované ako “ Logical Framwork Approach (LFA)“, ktorá ucelene rieši prípravu, návrh, realizáciu i vyhodnotenie projektu.

Metóda LFA bola pôvodne vyvinutá LJ Rosenbergrem z firmy Fry Consultants (neskôr Principals Concepts Inc. – PCI) v roku 1970 v rámci spolupráce s USAID (United States Agency for International Development). Po úvodnom otestovaní bolo jej použitie rozšírené na celé USAID. Metodika sa osvedčila a rýchlo sa pridávali ďalšie a ďalšie organizácie, ktorým pomáha tento prístup pri efektívnej realizácii projektov. Tím PCI čoskoro rozšíril používanie LFA do viac ako 35 krajín celého sveta.

Metóda je ďalej používaná a rozvíjaná mnohými organizáciami. Jedným z výrazných posunov vykonala firma Team Technologies, ktorá definovala kontrolný zoznam otázok pre zabezpečenie kvality vytvoreného logického rámca.

Je potrebné rozlišovať pojem logický rámec, čo je dokument, ktorý je použiteľný aj sám o sebe a metodiku LFA ako takú. Text sa ďalej zaoberá predovšetkým logickým rámcom ako dokumentom.

S logickým rámcom Vás naučíme pracovať na tréningu Projektové riadenie krok za krokom.

Hierarchia požadovaných výsledkov

Základným princípom je potreba rozlišovať požadované výsledky v hierarchii zodpovednosti v troch základných úrovniach:

• Výstupy – produkty (dodávky, výsledky, realizované služby), ktoré sme zaviazaní dodať  vlastníkovi (sponzorovi) projektu . Tieto výstupy sú považované za požadované výsledky aktivít projektového tímu , ktorý je za ne plne zodpovedný.
• Cieľ – dôvod, prečo produkujeme výstupy; definovaný stav na konci projektu, najlepšie formulovaný ako novo získaná vlastnosť, schopnosť alebo zručnosť organizácie. Za koordináciu tímu k dosiahnutiu cieľa projektu nesie zodpovednosť manažér projektu .
• Prínosy – dôvod realizácie projektu ako takého. Prínosy a cieľ projektu spolu tvoria tzv. Biznis prípad projektu (investície do projektu – dosiahnutie cieľového stavu musí byť vyvážená adekvátnymi prínosy). Za súlad projektu s očakávaným prínosom zodpovedá vlastník projektu (sponzor).

Ktorý výsledok patrí do danej kategórie, závisí od uhla pohľadu, ktorý je z rôznych pozícií v organizácii rozdielny. Inak bude na dané rozlíšenie hľadieť manažér programu, inak manažér projektu, ktorý je v rámci daného programu realizovaný a ešte inak líniový manažér.

Väčšinou na danú problematiku pozeráme z perspektívy manažéra, ktorému sú zadané k realizácii určitej výstupy. Predmetom našich úvah teda budú potrebné vstupy na jednej strane a cieľ, výsledný stav, na strane druhej.

Tým pádom, jednou z prvých otázok, keď chceme zostaviť logický rámec je: „Kto je vlastníkom (zadávateľom) tohto projektu?“, Pričom otázku kladieme z uhla pohľadu realizátorov, implementátorov projektu. Takže napr. Keď budeme dodávať nejakému podniku výrobnú linku, vlastníkom projektu bude zrejme výrobný riaditeľ nášho zákazníka. Alebo ak vytvárame webový portál o turistických zaujímavostiach nejakého kraja ako zákazku pre krajský úrad, vlastníkom projektu je relevantný zástupca kraja, napr. Vedúci niektorého z odborov. Nezáleží na tom, či je vlastník projektu v rámci našej organizácie (potom pôjde o interný projekt) alebo nie. Dôležitá je v tomto kontexte perspektíva zákazníka – čo presne od nás očakáva, že bude dodaný? Čo mu to má novo umožniť?

Logický rámec – štruktúra

Význam polí prvého stĺpca

Na najvyššom riadku logického rámca sú uvedené „PRÍNOSY“. Ide o opis všetkých očakávaní, ktorá by mala byť naplnená po realizácii nášho projektu. Náš projekt prispieva k ich naplneniu a je jednou z podmienok potrebných na ich dosiahnutie, zvyčajne však nie podmienkou postačujúcou. Bude zrejme potreba ďalších projektov a prípadne i iných akcií, aby bolo všetkých očakávaných prínosov dosiahnutá (v dlhšom časovom horizonte). V každom prípade sú prínosy mimo priamu zodpovednosť manažéra projektu. Veľmi často sa tu objavujú záležitosti spojené s financiami a celkovou biznis kondíciou danej organizácie.

Na druhom riadku je uvádzaný CIEĽ projektu (zmena), ktorý odpovedá na otázku, čo vlastne chceme dosiahnuť. Aký je požadovaný cieľový stav danej problematiky v okamihu ukončenia projektu? Akú má organizácia získať novú schopnosť, zručnosť, vlastnosť?

Cieľom je rozumieť taká kvalitatívne a kvantitatívne zmena, ktorú tím nie je zvyčajne schopný dosiahnuť priamo. Tím zrealizuje výstupy a predpokladá, že následne dôjde (za určitých podmienok) k definovanej zmene, k naplneniu cieľa.

Cieľ by mal byť konkrétnym vyjadrením biznis potreby, ktorú má projekt naplniť. Je teda zrejmé, že riadok ciele je mimo iné rozhranie, na ktorom sa prelínajú výstupmi, ktoré budeme vytvárať, a potreby vlastníka (zadávateľa) projektu. Cieľ je pre vlastníka (zadávateľa) projektu tým dôležitým. To, ako bude cieľ dosiahne, už pre mnohých zadávateľa nie je príliš podstatné (a je to tak správne).

KONKRÉTNE VÝSTUPY projektu špecifikujú, ČO konkrétne bude projektom dodaný. Alebo čo všetko je potrebné vytvoriť, aby nastala vyššie uvedená zmena – cieľ. Čo konkrétne bude projektový tím „fyzicky“ realizovať a za čo nesie priamu zodpovednosť. Avšak, je potrebné mať na pamäti, že výstupy ako také nie sú samy o sebe pridanou hodnotou a ako také si samy nie sú dostatočným zdôvodnením pre svoju realizáciu – tým je až cieľ projektu.

Ak sme cieľ formulovali správne tak, aby neurčoval spôsob svojho dosiahnutie, môžeme prípadne od úrovne výstupov porovnávať rôzne varianty dosiahnutie jedného cieľa. Sada výstupov tu môže reprezentovať príslušnú variantu. Do Olomouca môžem ísť vlakom, autom, autobusom … a to všetko pre rovnaký cieľ aj prínosy.

Na štvrtej úrovni logického rámca sú uvedené vstupy nášho projektu. Zvyčajne je toto pole označené ako KĽÚČOVÉ ČINNOSTI (aktivity). Sú to hlavné skupiny činností, ktoré rozhodujúcim spôsobom ovplyvňujú realizáciu konkrétnych výstupov, respektíve musí byť vykonané, aby bolo výstupov uvedených o riadok vyššie dosiahnuté. Nie je tu priestor pre detailné výpočet všetkých činností, skôr ide o naznačenie scenára, AKO bude výstupov dosiahnuté.

Ukazovatele a ich overenie

Stĺpec OOU (objektívne overiteľné ukazovatele) na príslušnom riadku druhého stĺpca uvádza merateľné ukazovatele, parametre, ktoré preukazujú, že zámeru, ciele a výstupov bolo dosiahnuté. Sú to základné metriky pre logický rámec.

V stĺpci objektívne overiteľných ukazovateľov výstupov a ciele musia byť spomenutá hodnota, meta, ktoré chceme dosiahnuť najneskôr po ukončení projektu, a po ktorej dosiahnutí môžeme konštatovať splnenie predmetnej položky.

V stĺpci objektívne overiteľných ukazovateľov prínosov musí byť spomenutá hodnota (hodnoty), ktoré budú posudzované v kontexte daného širšieho rámca a musí byť určené, kedy by malo dôjsť k ich overenie.

Samotné konštatovanie „čo“ bude ukazovateľom, nie je dostatočné, musíme stanoviť aj príslušnú hodnotu.

Pre každý bod v prvom stĺpci tabuľky by optimálne mali byť aspoň dva, potenciálne nezávislé ukazovatele, ktoré musia byť merateľné. Ak by sme totiž merali iba jeden aspekt, môže dôjsť ku skresleniu. Ak by sme napríklad mali projekt zameraný na zlepšenie kvality výučby na nejaké strednej škole a merali jeho cieľ len podľa počtu záujemcov o štúdium, tak k zmene daného počtu môže dôjsť aj z iných príčin (susedné školu zrušili) alebo naopak zhoršením kvality výučby a zníženie nárokov na študentov (tú školu urobí každý) – čo by bolo zrejme kontraproduktívne voči nášmu snaženia. Je teda potrebné ďalších, iných ukazovateľov, ktoré preukážu nami spôsobený efekt.

Stĺpec Spôsob overenia potom uvádza, ako budú ukazovatele zistené (vrátane definovaného postupu pre overenie, pokiaľ sa jedná o zložitejší prípad), kto zodpovedá za overenie, aké náklady a čas overenie vyžaduje, kedy bude ukazovateľ overený a akým spôsobom bude dokumentovaný.

Výstupom všetkých meraní by potom mal byť optimálne nejaký dokument s pečiatkou a podpisom, najlepšie nezávislého orgánu alebo aspoň nezávislé organizačné jednotky (zdroj informácií slúžiace na overenie).

Spôsob overenia je veľmi často dohodou medzi obstarávateľom a dodávateľom o nejakom relevantnom zjednodušenie, pretože získanie úplne exaktných výsledkov by mohlo byť nereálne náročné.

Väzby a predpoklady

Ako vyplýva z opisu vyššie, logický rámec nie je náhodne usporiadaný a poradie riadkov vyjadruje kauzálny vzťah. Keď napríklad definujeme cieľ projektu a potom výstupy potrebné na jeho dosiahnutie, v podstate tvrdíme: ak vyprodukujeme danej výstupy, potom by sme mali dosiahnuť cieľ . Vyslovujeme teda hypotézu: keď výstupy, potom cieľ, čo je určitou predikciou, ktorá v sebe obsahuje prvok neistoty.

Podobne ako hypotéza, že keď sa nám podarí stihnúť autobus o 7:00, potom by sme mali byť v práci načas. Avšak nie je možné mať 100% istotu, že to presne takto prebehne, pretože sa ešte môže stať celá rada ďalších udalostí počas jazdy daného autobusu alebo po ceste od autobusu do kancelárie (zápcha, porucha autobusu, nehoda, …).

Pokiaľ navrhujeme logický rámec pre projekt, vyslovujeme nasledujúce hypotézy:

1. AK správne povedieme kľúčové činnosti a ďalšie vstupy,
2. POTOM budú vyprodukované výstupy.
3. AK budú vyprodukované výstupy,
4. POTOM bude dosiahnutý cieľ.
5. AK bude dosiahnutý cieľ,
6. POTOM prispejeme k dosiahnutiu zámeru.

Takto sformulované hypotézy sú však až príliš jednoduché. Vždy, keď niečo také stanovujeme, mali by sme vziať do úvahy určitý stupeň neistoty. Je teda vhodné nájsť a jasne pomenovať hlavné oblasti neistoty obsiahnuté v našich hypotézach (za účelom výberu riešenia s najväčšou pravdepodobnosťou na úspech). To sa deje stanovením PREDPOKLADOV (vonkajšie faktory mimo kontroly projektového tímu).

Napr., Ak budeme uvažovať príklad s cestou do práce, zrejme predpokladáme, že autobus je v dobrom technickom stave, nedôjde k žiadnej nehode a dôjde na miesto určenia podľa cestovného poriadku. Je teda potrebné naše hypotézy rozšíriť o predpoklady. Nebudeme je teda formulovať:

AK stihneme autobus o 7:00,

POTOM budeme v práci načas,

ale skôr:

AK stihneme autobus o 7:00,

A (1) keď sa autobus nerozbije

A (2) keď nebude žiadna dopravná zápcha

ALEBO (3) nehoda,

POTOM budeme v práci načas,

Ako predpoklad sú vždy vnímané faktormi a vplyvmi, ktoré nemáme ako vedúci projektu pod kontrolou (vonkajšie vplyvy) a zároveň sa jedná o „nutný stav sveta“. Logický rámec s nimi počíta a sú neoddeliteľnou súčasťou návrhu projektu.

nepravidelnosti

Pole Predpoklady sa dnes na prvom riadku väčšinou nevypĺňa, alebo sú uvedené predpoklady dosiahnutie prínosov v dlhodobom horizonte. Namiesto tohto poľa je logický rámec zvyčajne obohatený o piaty riadok s významom „predbežné podmienky“, kde sa uvádzajú také položky, ktoré musia byť splnené, aby bolo vôbec možné uvažovať o zvyšku tabuľky. Napr. predpoklad, že projekt uspeje v dotačnom konaní a bude zabezpečené jeho financovanie.

Na riadku kľúčových činností sa do druhého poľa zvyčajne uvádzajú zdroje potrebné pre realizáciu danej skupiny aktivít (finančné náklady, počty ľudí, človekodní, stroje a zariadenia, atď.), Do tretieho poľa potom hrubý odhad časovej náročnosti realizácie danej skupiny aktivít, tak aby tento riadok logického rámca komplexne pokryl potrebné vstupy pre realizáciu výstupov. Časová náročnosť môže byť vymedzená buď všeobecne predpokladanú náročnosťou (2 mesiace) alebo ako vymedzenie intervalu, v ktorom predpokladáme realizáciu danej skupiny činností (január – marec budúceho roka)

Poznámka: Niekedy sa pod logický rámec ešte píše úplne konkrétne, čo nebude v danom projekte riešené (subjects not to solve). Napr .: „V rámci výstavby tohto objektu nebude riešená príjazdová komunikácia.“ Tento doplnok slúži na upresnenie hraníc projektu a nemožno ho ako odporučiť.

Logický rámec potom možno čítať cik-cak spôsobom podľa obr:

Pokiaľ budú splnené predpoklady, môžeme realizovať činnosti. Tie za určitých predpokladov povedú k výstupom, ktoré za určitých predpokladov spôsobí cieľový stav, ktorý je za určitých predpokladov v súlade s plánovanými prínosy, prispieva k nim a podporuje ich.

Ako je vidieť, zostavenie logického rámca by malo viesť aj položenie otázok ohľadom udržateľnosti, prínosu a zmysle projektu a zamedziť tak neefektívnym investíciám.